O sucesso ou o fracasso de um empreendimento estão, na maioria das vezes, diretamente relacionados às diretrizes ou linhas de ação traçadas pelo empreendedor para o negócio.

Essas diretrizes ou essas linhas de ação representam o verdadeiro sentido das tão mencionadas POLÍTICAS da empresa. Destacamos verdadeiro sentido porque, com muita frequência, ouvimos de administradores do alto escalão, a utilização indevida desse termo. Falam “políticas” quando o que querem é referir-se às “normas” ou aos “procedimentos”.

POLÍTICAS caracterizam a empresa e, quando formalizadas, deixam transparente para todas as partes interessadas no negócio (stakeholders) a forma pretendida de relacionamento.

A transparência das POLÍTICAS permite, entre outros benefícios, a formulação clara dos objetivos estratégicos e a consequente obtenção dos resultados esperados.

NORMAS são os instrumentos da administração para comunicar - deixar transparente - às áreas ou processos da empresa, a “forma” ou as “ordens” de como cumprir as POLÍTICAS.

As NORMAS documentadas garantirão o cumprimento das políticas em todos os escalões da hierarquia e darão o respaldo necessário à execução dos procedimentos.

São os padrões de execução adotados para o cumprimento das normas.

É a parte mais dinâmica desse tripé, pois, políticas e normas não mudam com muita frequência. Os procedimentos, porém, devem estar sempre abertos para receber sugestões que acabam resultando nas tão buscadas melhorias contínuas da operação.

A formalização dos procedimentos oferece muitos benefícios à gestão, entre eles:

• Previsibilidade do resultado esperado de um processo – padronização
• Aumento da segurança nos controles internos da organização e da transparência das transações e da gestão
• Redução de custos operacionais
• Redução das possibilidades de ocorrência de fraudes e de erros
• Facilidade para identificação e gerenciamento de riscos
• Aumento da velocidade e da integração das informações
• Facilidade para o treinamento das pessoas (principalmente dos novos empregados)
• Liberação da cabeça dos gestores da “rotina” para “pensar grande” nos negócios.